Tipy, jak zlepšit pracovní produktivitu
Rčení, že čas jsou peníze, určitě znáte. Poradíme vám, jak vydělat na tom, že zvládnete více práce za méně času.
Pokud se vám honí hlavou, že to je výhodné především pro vašeho zaměstnavatele ‒ uvědomte si, že je to velké plus i pro vás. Nejenom, že zazáříte jako člověk, na kterého se firma může spolehnout, a proto s vámi šéf bude počítat u důležitých projektů a navíc se dá předpokládat, že se brzy posunete do lepší pozice. Ale samozřejmě zvládnout svoje úkoly v kratším čase znamená ‒ získat víc volného času.
Plánujte si svoji práci
Spousta lidí si na začátku týdne nebo dokonce dne sepisuje úkoly, které potřebují zvládnout. Často jim dávají i pořadí, v jakém se jim budou věnovat. A i když dneska existuje spousta aplikací, často si úkoly píšou na papír.
Vůbec to není k smíchu. Plánování času a stanovení priorit představuje určitý „jízdní řád“, který určuje tempo práce. Víte, co vás čeká, i kdy je hotovo. Vyloučíte tak ze své práce chaotický přístup a zbavíte se i neustálého stresu, že toho máte moc.
Dávkujte čas na úkoly
S plánováním souvisí i rozvržení času potřebného na jednotlivé činnosti. Pokud máte napsat nějakou zprávu, vytvořit analýzu nebo obvolat klíčové klienty, určitě to zvládnete za pět hodin, ale třeba i za jednu. V tom je právě to kouzlo ‒ když každému úkolu vymezíte čas, který mu chcete věnovat, stihnete to. V opačném případě vám hrozí mrhání časem ‒ prokrastinace je nešvar současnosti, vždycky je spousta věcí, kterým se můžete věnovat místo práce.
Časem získáte slušný odhad, jak dlouho je třeba se věnovat jednotlivým úkolům. Není nutné vést si o tom pečlivé výkazy. Ale třeba aplikace Toggl, kterou můžete používat i zdarma, vám může dát slušný přehled, kolik času čím trávíte.
Nejtěžším začínejte
Je sice přirozené odkládat náročné, složité nebo nepříjemné úkoly až na konec, ale dělejte to přesně naopak. I když se vám do nich nechce, ale jejich neustálým odkládáním si nijak nepomůžete. Zbavte se jich jako prvních, dokud máte hlavu ještě neunavenou, lépe se vám potom bude pracovat na dalších věcech.
Nedělejte všechno a nic
Říká se, že muži to spíš nezvládají, zatímco ženy jsou dobré v multitaskingu. Pojem původně z prostředí počítačových operačních systémů označuje schopnost zvládat víc věcí najednou. Člověk na to ale není stavěný, existují dokonce studie, podle kterých takový přístup vede k dramatickému poklesu produktivity o 30-50 %. Proto je dobré si pracovní čas rozkouskovat na náročné, snadnější a nejjednodušší úkoly.
Jako když třídíte prádlo
Naopak je dobré přistupovat k úkolům podobně, jako když dáváte do pračky zvlášť bílé a zvlášť barevné oblečení. Vyhraďte si čas na telefonování s klienty, čas, kdy se věnujete analýzám a rešerším nebo termín na vymýšlení nových věcí. Hodně užitečné je nevyřizovat e-maily průběžně, ale třeba hned ráno, když přijdete do práce, v poledne a hodinu před odchodem z práce.
Pracujte zdravě
Efektivní práci samozřejmě pomáhá i zdravý životní styl, který zahrnuje dobrý spánek, dostatek fyzické aktivity a duševní relaxace. Důležité je i optimální pracovní prostředí ‒ správná teplota a osvětlení v kanceláři mají nezanedbatelný vliv na náš výkon.
Někdo jsme spíš skřivan a někdo sova - každá činnost neumožňuje pracovat ráno nebo večer jenom proto, že nám to vyhovuje, ale tam, kde to jde, neváhejte se tomu přizpůsobit. Práce vám půjde víc od ruky.
Většinu věcí můžete ovlivnit, některé závisí spíš na přístupu firmy. Snažte se udělat co nejvíc pro to, aby se vám lépe pracovalo, protože nakonec na tom přece i vy vyděláte.